Hoe de functie van kantoor verandert in coronatijd

Een praatje maken bij het koffiezetapparaat op kantoor, dat is er bij veel bedrijven tijdens de coronacrisis nauwelijks nog bij. Het devies van president Mark Rutte is: werk zoveel mogelijk thuis. Dat thuiswerken gaat opmerkelijk goed. Uit internationaal onderzoek, waar de Hanzehogeschool Groningen aan meewerkt, blijkt dat 70 procent van de werknemers thuiswerken comfortabel vindt. 

We missen het contact, maar zijn wel flexibeler
Lector duurzaam HRM Klaske Veth van de Groninger hogeschool vermoedt dat het percentage inmiddels hoger ligt. Het onderzoek werd uitgevoerd aan het begin van de lockdown, toen kinderen nog niet naar school gingen. Veth constateert dat er een tweedeling is: tegenstanders van thuiswerken missen het directe contact met collega’s en de structuur die een leidinggevende biedt. Voorstanders zijn blij dat het reizen wegvalt en kunnen hun werktijden flexibel indelen.
 

In veel kantoorpanden kan je door dat thuiswerken inmiddels een kanon afschieten. Verscheidene Groningse bedrijven willen daarom naar een kleinere, flexibelere ruimte en zeggen de huur op.

E-commercebedrijf Frank 
Software- en e-commercebedrijf Frank, dat honderden webshops runt, vertrekt begin 2021 uit het kantoor van 1000 vierkante meter aan het Winschoterdiep in Stad. Na enkele weken thuiswerken in coronatijd hield mede-eigenaar Benjamin Derksen een enquête onder zijn medewerkers. Frank heeft een flexibele groep van zo’n vijftig tot negentig werknemers in dienst. Wat blijkt? 87,5 procent heeft het thuis naar zijn zin. 

“Het scheelt gewoon een hoop tijd”, zegt Derksen. “Bovendien geven collega’s aan dat ze thuis productiever zijn. Het is nu meetbaar en de statistieken zijn positief, maar wat zeggen de cijfers over één of twee jaar? Dat is nu moeilijk in te schatten.”

De ondernemer ziet dat de abrupte overgang naar thuiswerken in de eerste maanden soepel verloopt. “Ik dacht dat je voor veel dingen écht op kantoor moet zijn, maar ik heb een inschattingsfout gemaakt.”

Derksen gaat op zoek naar een nieuwe kantoorruimte, die ongeveer de helft kleiner moet zijn. De functie van dat nieuwe kantoor verandert. “Ik zie het als een soort kroeg of koffiecorner, waar collega’s en klanten elkaar ontmoeten. Bovendien zijn er werknemers die niet kunnen of willen thuiswerken. Daar moet ook ruimte voor zijn.”

Mentale gezondheid
De plek waar werknemers aan de slag gaan, is belangrijk volgens onderzoeker Veth. “We weten dat de fysieke omgeving ontzettend veel invloed heeft op je mentale gezondheid. Een goede werkkamer thuis is een noodzakelijke voorwaarde. Alleen als je niet teveel gestoord wordt, kun je al die videovergaderingen goed aan.”

De onderzoeker juicht het idee van een kantoor als ontmoetingsplek toe. Ze benadrukt het belang van het sociale aspect van werk. “Je kunt niet heel lang teren op alleen digitale vergaderingen met collega’s. Er moet ook quality time zijn. Organiseer bijvoorbeeld een pubquiz en zorg dat je elkaar écht kent.”

Waar Derksen stelt dat achter de stap geen financiële drijfveer zit (“we investeren in een nieuw kantoor en thuiswerkplekken”), denkt Stef van der Ziel wél in de kosten te kunnen snijden door de huur op te zeggen.

Jet-Stream
Hij is eigenaar van videostreamingbedrijf Jet-Stream uit Groningen en huurt een kantoorruimte in de Mediacentrale. Van der Ziel: “Het is een geweldig pand, maar we zaten eigenlijk al te groot en betalen elke maand een fors bedrag aan huur. Die kosten zijn straks lager. Het geld dat we besparen, kunnen we bijvoorbeeld investeren in een extra medewerker.”

Bij Jet-Stream kwam de suggestie om thuis te gaan werken van de medewerkers zelf, een week voordat de regering het verplichtte. Van der Ziel: “We zijn een flexibel internetbedrijf. Geef ons een laptop of computer en we kunnen aan de slag.”

Van der Ziel denkt aan timesharing als alternatief. De ondernemer wil het kantoor, dat in de toekomst vooral dienst moet doen als vergaderruimte, delen met een ander bedrijf. “Dat wij er bijvoorbeeld alleen op maandag en vrijdag gebruik van maken. Of we geven startups op bepaalde dagen toegang.”

Frisse neus
Het ziet ernaar uit dat (meer) thuiswerken een blijvertje is. Om de productiviteit hoog te houden, heeft Veth tips om scherp te blijven in je thuiskantoor. Splits je dag op in kleine deeltjes, waarin je regelmatig naar buiten gaat voor een frisse neus.

“Sta elk uur op om even te lopen en bouw sociale momenten in. Dat kan op anderhalve meter, maar ook digitaal”, zegt de onderzoeker. “Als je niet oppast, dan zit je thuis de hele dag in je stoel. Daar word je niet productiever van.”